Business Central Update 28.0 und 28.1: Diese Neuerungen sind für projektorientierte Unternehmen relevant -

Microsoft entwickelt sein ERP-System Business Central kontinuierlich weiter. Mit den aktuellen Updates 28.0 und 28.1 wurden zahlreiche neue Funktionen veröffentlicht. Wie bei fast jedem Release gilt jedoch: Nicht jede Änderung betrifft den täglichen Arbeitsalltag direkt, da ein großer Teil der Anpassungen im Hintergrund für Entwickler und Administratoren stattfindet.

Für projektorientierte Unternehmen stehen andere Fragen im Mittelpunkt: Welche Funktionen sparen echte Arbeitszeit? Wo lassen sich Prozesse vereinfachen? Wir haben die aktuellen Updates gezielt aus Anwendersicht betrachtet und die wichtigsten Neuerungen für Unternehmen mit Projektgeschäft zusammengefasst.

Ein Modell eines weißen Passagierflugzeugs liegt auf zwei roten Reisepässen mit der Aufschrift „REISEPASS“. Im Hintergrund sind eine Landkarte sowie verschiedene Euro-Münzen und -Geldscheine zu sehen.

Highlight: Neues Expense Management & automatisierte Reisekostenprozesse

Zu den spannendsten Neuerungen gehört das neue Expense Management inklusive des sogenannten Expense Agent. Microsoft verfolgt damit das Ziel, die Erfassung und Verwaltung von Ausgaben und Reisekosten massiv zu automatisieren.

Intelligente Belegerfassung: Mitarbeiter reichen Belege per E-Mail oder Webanwendung ein; die integrierte KI erkennt automatisch Beträge, Händler, Währungen und Kategorien.
Automatisierte Workflows: Das System gruppiert Ausgaben, erkennt Dubletten, erstellt vorbereitete Reisekostenberichte und unterstützt Kilometerabrechnungen sowie Tagespauschalen.
Zielgruppe: Der Expense Agent richtet sich ausdrücklich auch an Mitarbeiter außerhalb des klassischen ERP-Kerns – wie Außendienstler, Monteure oder Bau-Projektleiter.

Verfügbarkeit: Die Funktion befindet sich in der Public Preview. Die Testphase startete im Mai 2026 in den USA (zunächst auf Englisch), weitere Sprachen und Länder folgen ab Juli 2026. Für die DACH-Region steht ein fixer Termin zur allgemeinen Verfügbarkeit noch aus.

Eine abstrakte digitale Darstellung auf dunklem Hintergrund, bei der leuchtende Licht- und Datenströme in verschiedenen Farben (rot, orange, blau) zusammenlaufen und in ein strukturiertes Raster aus Binärcodes und Zahlen übergehen.

Copilot und Agenten: KI-Unterstützung im Hintergrund

Die Updates schaffen starke Grundlagen, um wiederkehrende Routineaufgaben durch intelligente Assistenten (Agenten) im Hintergrund zu automatisieren:

Postfach-Überwachung: Der neue Payable Agent überwacht Outlook-Postfächer, filtert E-Mails mit PDF-Anhängen, verarbeitet diese eigenständig und vergibt Status-Kategorien.
Zentrale Aufgabenverwaltung: Alle durch Agenten erstellten oder gesteuerten Aufgaben lassen sich an einem zentralen Ort einsehen und verwalten.
Transparente Prüfung: Generierte Inhalte von Agenten können vor der Freigabe gezielt kontrolliert werden.
Avatare in Listen: Die Anzeige von Profilbildern bei Erstellern und Bearbeitern von Datensätzen sorgt für sofortige Transparenz über Verantwortlichkeiten.
Zentrale Steuerung: Aktive Agenten-Aufgaben lassen sich bei Bedarf gesammelt stoppen oder neu priorisieren.

Hände tippen auf eine Tastatur, wobei aus den Tasten geschwungene, leuchtende Lichtstreifen in Pink-, Blau- und Orangetönen als abstrakte Datenströme hervorströmen.

Erweiterte Workflows, Genehmigungen und Outlook-Integration

Ein weiterer Schwerpunkt der Updates liegt auf der Optimierung von Freigabe- und Genehmigungsprozessen. In vielen Unternehmen entstehen Verzögerungen nicht aufgrund komplexer Aufgaben, sondern durch fehlende Transparenz und unklare Zuständigkeiten.

Projektbudgets müssen freigegeben werden, Ausgaben benötigen Genehmigungen oder Einkaufsprozesse warten auf Rückmeldungen verschiedener Abteilungen. Häufig werden solche Prozesse noch über E-Mails oder persönliche Rückfragen gesteuert.

Durch die neuen Möglichkeiten innerhalb von Business Central können Freigaben künftig strukturierter und nachvollziehbarer gestaltet werden. Das sorgt nicht nur für klarere Verantwortlichkeiten, sondern reduziert gleichzeitig Abstimmungsaufwand und potenzielle Verzögerungen.

Kontakte direkt aus Outlook speichern: Relevante Geschäftskontakte lassen sich nahtlos zwischen Outlook und Business Central synchronisieren, um doppelte Pflegeaufwände zu vermeiden.
Strukturierte Freigaben: Budgets, Ausgaben und Einkäufe werden über transparente, nachvollziehbare Workflows gesteuert.

Eine in Blautöne gehaltene Nahaufnahme einer Person, die mit einem digitalen Eingabestift auf einem schwebenden, transparenten Dokument mit Checklisten-Symbolen und Textzeilen unterschreibt.

Elektronische Dokumente und rechtssichere Prozesse

Der Bereich elektronische Dokumente wird in Business Central weiter ausgebaut und richtet sich zunehmend auf automatisierte und standardisierte Prozesse aus. Neben Verbesserungen bei E-Rechnungen – insbesondere im Hinblick auf regulatorische Anforderungen in Deutschland – erweitert Microsoft auch die Möglichkeiten zur automatischen Verarbeitung und Zuordnung von Dokumenten. Eingehende Dokumente lassen sich strukturierter verarbeiten und Informationen können effizienter verwaltet und gespeichert werden.

Gerade für projektorientierte Unternehmen, in denen täglich zahlreiche Rechnungen, Angebote, Bestellungen oder projektrelevante Unterlagen verarbeitet werden, kann dies spürbare Vorteile schaffen. Weniger manuelle Zuordnungen und ein höherer Automatisierungsgrad reduzieren Verwaltungsaufwand, minimieren Fehlerquellen und sorgen dafür, dass Informationen schneller dort verfügbar sind, wo sie im Projektalltag benötigt werden.

Externer Dokumentenspeicher: Dokumentenanhänge können platzsparend in externen Systemen abgelegt werden, was die Datenbank entlastet.
E-Rechnungen in Deutschland: Ausrichtung auf kommende regulatorische Anforderungen bei Dienstleistungsrechnungen.
Standard-E-Dokumenttypen: Vordefinierte Zuordnungen für Lieferanten-Vorlagen beschleunigen die Eingangsprozesse.
Zentrale Partnerpflege: Serviceteilnehmer lassen sich zentral in den Unternehmensinformationen hinterlegen.

Eine in hellen Blautönen gehaltene Grafik, die eine stilisierte Weltkarte zeigt. Darauf sind aufsteigende blaue Balkendiagramme, Prozentzeichen sowie schwebende Dollarzeichen-Symbole abgebildet.

Finanzmanagement: Präzise Zahlen für das Projektcontrolling

Im Finanzmanagement setzt Microsoft den Fokus weiterhin auf stärkere Automatisierung, mehr Transparenz und verbesserte Auswertungsmöglichkeiten. Neue Funktionen unterstützen Unternehmen dabei, Finanzprozesse präziser zu steuern und Berichte sowie Analysen flexibler aufzubauen. Gleichzeitig werden steuerbezogene Abläufe zunehmend automatisiert und zusätzliche Möglichkeiten zur besseren Steuerung von Buchungs- und Abschlussprozessen geschaffen.

Für Unternehmen mit Projektgeschäft kann dies besonders relevant sein, da wirtschaftliche Entscheidungen häufig auf aktuellen Projektzahlen basieren. Schnellere Auswertungen und eine verbesserte Transparenz bei Kosten, Budgets oder Investitionen schaffen eine bessere Grundlage für Entscheidungen und ermöglichen es, Projekte wirtschaftlich noch genauer im Blick zu behalten.

Quellensteuer & Verbrauchssteuern: Automatisierte Berechnung direkt im System (Allgemeine Verfügbarkeit für Quellensteuer: Juni 2026).
Selbst ausgestellte Rechnungen: Effizientere Abrechnungsabläufe im Namen von Lieferanten (Verfügbar ab Juni 2026).
Investitionsförderung: Direkte Abbildung staatlicher Fördermaßnahmen für Anlagevermögen.
Spesenabrechnungen: Strukturierte Erfassung und Prüfung von Mitarbeiterausgaben (Verfügbar ab Oktober 2026).

Eine abstrakte digitale Benutzeroberfläche mit mehreren schwebenden, leuchtenden Dokumenten und Datenfenstern, die vor einem verschwommenen Hintergrund mit Lichtpunkten und Netzwerken dargestellt werden.

Führung, Verwaltung und IT-Administration

Neue Verwaltungsfunktionen ermöglichen eine zentralere Steuerung von KI-Agenten, verbessern Kontrollmechanismen und schaffen zusätzliche Transparenz über Prozesse, Berechtigungen und Systemnutzung. Gleichzeitig erhält die Verwaltung mehr Möglichkeiten, Abläufe gezielt zu überwachen und zu steuern.
Vor allem in mittelständischen Unternehmen mit mehreren Teams, Abteilungen oder Projektbeteiligten kann dies einen wichtigen Beitrag leisten. Klare Zuständigkeiten, nachvollziehbare Prozesse und ein höheres Maß an Kontrolle erleichtern die Zusammenarbeit und schaffen mehr Sicherheit bei wachsenden Unternehmensstrukturen.

MCP-Server Integration: KI-Agenten lassen sich zentral über das Admin Center verbinden und steuern.
Performance-Optimierung: Neue Tools zur Verwaltung und Analyse der Datenbankindexnutzung.
SQL-Migration: Vereinfachter Umstieg von beliebigen SQL-Databases in die Cloud.
Berechtigungs-Check: Appübergreifende Prüfung von Zugriffsrechten zur Erfüllung von Compliance-Vorgaben.

Eine Frau mit Brille und lockigen Haaren in einem dunklen Blazer hält eine Präsentation vor einer Leinwand oder einem Whiteboard, auf dem bunte Diagramme und Analysen zu sehen sind, und zeigt mit einem Stift auf eine Grafik.

Berichte und Analysen: Schneller entscheiden

Auch im Bereich Reporting und Datenanalyse bringt Version 28 neue Verbesserungen mit sich. Microsoft hat unter anderem die Verwaltung von Berichtslayouts optimiert und verschiedene Analyseberichte beschleunigt. Diese Funktionen stehen bereits allgemein zur Verfügung.
Im Arbeitsalltag können solche Optimierungen oftmals größere Auswirkungen haben, als es zunächst scheint. Projektorientierte Unternehmen müssen regelmäßig auf aktuelle Daten zugreifen und Entscheidungen treffen. Fragen zur Projektentwicklung, Ressourcenauslastung oder Budgetübersicht gehören dabei häufig zum Tagesgeschäft.
Je schneller Daten bereitstehen und je übersichtlicher Berichte dargestellt werden, desto schneller lassen sich Entscheidungen treffen.

Lebenszyklus von Berichtslayouts: Strukturierte Planung und Nachverfolgung von Berichtsänderungen.
Finanzberichtswesen: Flexiblere Gestaltungsmöglichkeiten und präzisere Einblicke.
Einheitliche Dokumentsprache: Zentrale Festlegung der Standardsprache für Unternehmendokumente.
Neue Workflow-APIs: Tiefere Einblicke und Analysemöglichkeiten für Genehmigungsprozesse und Berechtigungsstrukturen.

Eine digitale Grafik in Blau- und Türkistönen, die einen hellblauen Einkaufswagen auf Rädern zeigt, der sich nach rechts bewegt und durch horizontale Linien und binäre Code-Sequenzen im Hintergrund den Eindruck von Geschwindigkeit und E-Commerce erweckt.

Lieferkettenmanagement, Einkauf und Fertigung

Für Anlagen- und Maschinenbauer ist eine funktionierende Lieferkette geschäftskritisch:

Visuelle Artikelvarianten: Eigene Bilder für Produktvarianten zur Vermeidung von Verwechslungen im Alltag.
Erweiterter Kontext: Das Feld „Beschreibung 2“ steht auf zusätzlichen Seiten zur Verfügung.
Erweiterte Freigaben: Genehmigungsprozesse für Anforderungsformulare und Artikeljournale.
Direkte Bestellungen: Streckenlieferungen können direkt in Bestellungen umgewandelt werden; Einkaufsrechnungen lassen sich flexibel zuordnen und buchen.
Qualitätsbewertung: Systematische Prüfung und Dokumentation von Waren und Materialien direkt in Business Central.

Eine abstrakte Landschaftsaufnahme in verschiedenen Grüntönen, die geschwungene, terrassenförmige Felder oder Hügel mit feinen Linien und Strukturen von oben zeigt.

Nachhaltigkeitsmanagement (ESG)

Nachhaltigkeit gewinnt in Ausschreibungen und bei Großkunden weiter an Bedeutung:

Nachhaltigkeits-APIs: Einfachere Integration von ESG-Daten in Business Central und Drittsysteme (Verfügbar ab Juni 2026).
CO₂-Fußabdruck in Belegen: Ausweisung des CO₂-Fußabdrucks direkt in Angeboten, Aufträgen und Verkaufsrechnungen.

Fazit

Die Updates 28.0 und 28.1 von Microsoft Dynamics 365 Business Central liefern starke Werkzeuge, die besonders im projektorientierten Mittelstand für mehr Automatisierung, Transparenz und Effizienz sorgen.