E-Rechnung in Deutschland: Pflichten, Fristen und Formate im Überblick
Auf einen Blick
Nach diesem Artikel wissen Sie, welche Anforderungen bei der E-Rechnung für Unternehmen gelten und worauf Sie bei der Umstellung achten sollten:
- Grundlagen und Formate: Was eine E-Rechnung ausmacht, warum ein einfaches PDF nicht genügt und wie sich XRechnung und ZUGFeRD unterscheiden.
- Pflichten und Fristen: Wen die Regelungen betreffen, wie sich Empfang und Ausstellung unterscheiden und welche Übergangsfristen sowie die 800.000-Euro-Grenze zu beachten sind.
- Rechnungsprozesse vorbereiten: Worauf es bei Übertragung, Pflichtangaben, Validierung und Aufbewahrung ankommt – vom Rechnungseingang bis zur Archivierung.
- Öffentliche Auftraggeber und Europa: Welche Besonderheiten im B2G-Bereich gelten und wie sich die E-Rechnung mit ViDA auf europäischer Ebene weiterentwickelt.
Seit dem 1. Januar 2025 gelten in Deutschland neue umsatzsteuerliche Regelungen für elektronische Rechnungen. Im Mittelpunkt stehen dabei Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Die Umstellung erfolgt schrittweise: Während Unternehmen E-Rechnungen grundsätzlich bereits seit 2025 empfangen können müssen, gelten für die verpflichtende Ausstellung noch Übergangsfristen. [Quelle 1, 2]
Doch was zählt überhaupt als E-Rechnung? Ist eine PDF-Rechnung noch ausreichend? Was unterscheidet XRechnung und ZUGFeRD? Welche Fristen gelten 2026, 2027 und 2028 – und was hat die deutsche Regelung mit der weiteren Entwicklung innerhalb der Europäischen Union zu tun?
Dieser Beitrag gibt einen Überblick über die derzeit geltenden Regelungen.
Stand: September 2026. Die folgenden Informationen dienen der allgemeinen Orientierung und ersetzen keine steuerliche oder rechtliche Beratung.
Was ist eine E-Rechnung?
Seit dem 1. Januar 2025 versteht das Umsatzsteuergesetz unter einer elektronischen Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. [Quelle 1]
Das ist ein wichtiger Unterschied zum früheren Verständnis des Begriffs. Für Umsätze bis zum 31. Dezember 2024 konnte beispielsweise auch ein per E-Mail versendetes einfaches PDF als elektronische Rechnung gelten. Seit 2025 erfüllt ein gewöhnliches PDF diese Definition nicht mehr, weil ihm die erforderliche strukturierte Datenbasis fehlt. Es gilt umsatzsteuerlich als sogenannte sonstige Rechnung. Dasselbe gilt grundsätzlich für eine Papierrechnung. [Quelle 2]
Die wesentliche Eigenschaft einer E-Rechnung besteht somit nicht darin, dass sie digital aussieht oder elektronisch versendet wird. Entscheidend ist, dass die Rechnungsinformationen strukturiert vorliegen und von geeigneter Software elektronisch verarbeitet werden können. [Quelle 1, 2]
Warum wird die E-Rechnung eingeführt?
Nach Angaben des Bundesfinanzministeriums soll die E-Rechnung die Digitalisierung der deutschen Wirtschaft fördern und insbesondere Prozesse im Rechnungswesen vereinfachen. Strukturierte Rechnungsdaten können beispielsweise ohne erneute manuelle Erfassung weiterverarbeitet werden. Dadurch sollen doppelte Arbeitsschritte und Übertragungsfehler reduziert werden. [Quelle 2]
Die E-Rechnung bildet außerdem eine Grundlage für ein künftig vorgesehenes elektronisches Meldesystem für bestimmte Rechnungsdaten. Für dieses deutsche Meldesystem sind jedoch weitere gesetzliche Änderungen erforderlich. Es ist daher von der bereits geltenden E-Rechnungspflicht zu unterscheiden. [Quelle 2]
Für wen gelten die neuen Regelungen?
Die umsatzsteuerliche Verpflichtung betrifft insbesondere Rechnungen für Leistungen zwischen inländischen Unternehmen, also sogenannte B2B-Umsätze. Nach dem Bundesfinanzministerium gilt ein Unternehmen in diesem Zusammenhang als inländisch, wenn sich sein Sitz, seine Geschäftsleitung oder eine am jeweiligen Umsatz beteiligte Betriebsstätte in Deutschland befindet. Ist kein Sitz vorhanden, können Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthaltsort maßgeblich sein. [Quelle 1, 2]
Als Unternehmer gelten dabei nicht ausschließlich klassische Kapital- oder Personengesellschaften. Auch selbstständig tätige Freiberufler, Kleinunternehmer oder Unternehmer, die ausschließlich bestimmte steuerfreie Umsätze erbringen, können unter den Unternehmerbegriff des Umsatzsteuerrechts fallen. [Quelle 2]
Nicht für jeden Geschäftsvorgang muss jedoch zwangsläufig eine E-Rechnung ausgestellt werden. Die neuen Regelungen greifen zunächst nur dort, wo überhaupt eine umsatzsteuerliche Verpflichtung zur Rechnungsausstellung besteht. Rechnungen an private Endverbraucher – also B2C-Umsätze – fallen deshalb nicht unter die allgemeine B2B-E-Rechnungspflicht. Auch für zahlreiche steuerfreie Umsätze bestehen Ausnahmen. [Quelle 2]
Darüber hinaus muss beispielsweise bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, bestimmten Fahrausweisen sowie Leistungen von Kleinunternehmern keine E-Rechnung ausgestellt werden. [Quelle 2]
Empfangen und Ausstellen sind zwei unterschiedliche Pflichten
Bei den gesetzlichen Fristen muss zwischen dem Empfang und der Ausstellung von E-Rechnungen unterschieden werden.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für diese Empfangsbereitschaft gibt es nach Angaben des Bundesfinanzministeriums keine allgemeine Übergangsregelung. Das betrifft auch Kleinunternehmer: Sie sind zwar von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen, müssen E-Rechnungen aber empfangen können. [Quelle 2]
Für die reine Empfangsmöglichkeit genügt grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach. Das Umsatzsteuerrecht schreibt keinen bestimmten technischen Empfangsweg vor. [Quelle 2]
Anders sieht es bei der Ausstellung von E-Rechnungen aus. Hierfür gelten mehrere Übergangsregelungen. [Quelle 2, 3]
Welche Fristen gelten für die Ausstellung?
Die Einführung erfolgt stufenweise:
| Zeitraum | Regelung |
|---|---|
| Seit 1. Januar 2025 | Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen grundsätzlich empfangen können. Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen. |
| Bis 31. Dezember 2026 | Für betroffene B2B-Umsätze können Rechnungsaussteller grundsätzlich weiterhin eine Papierrechnung oder – mit Zustimmung des Empfängers – beispielsweise eine einfache PDF-Rechnung verwenden. |
| Ab 1. Januar 2027 | Unternehmen, deren Gesamtumsatz im vorhergehenden Kalenderjahr mehr als 800.000 Euro betragen hat, können die allgemeine Übergangsregelung nicht mehr nutzen. Für die betroffenen Umsätze ist grundsätzlich eine E-Rechnung erforderlich. |
| Bis 31. Dezember 2027 | Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro dürfen weiterhin von der verlängerten Übergangsregelung Gebrauch machen. Auch bestimmte EDI-Verfahren können noch bis Ende 2027 unter die Übergangsregelung fallen. |
| Ab 1. Januar 2028 | Nach Ablauf der Übergangsregelungen ist für die betroffenen Umsätze zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich eine E-Rechnung erforderlich. |
Die gesetzlichen Übergangsregelungen ergeben sich aus § 27 Absatz 38 UStG und werden vom Bundesfinanzministerium in seinen aktuellen FAQ näher erläutert. [Quelle 2, 3]
Kann ein Unternehmen während der Übergangsfrist weiterhin PDF-Rechnungen versenden?
Ja – allerdings unter bestimmten Voraussetzungen.
Bis zum 31. Dezember 2026 können Rechnungsaussteller grundsätzlich noch eine sogenannte sonstige Rechnung verwenden. Eine Papierrechnung ist während dieser Übergangszeit aus umsatzsteuerlicher Sicht weiterhin möglich. Soll dagegen beispielsweise eine einfache PDF-Rechnung per E-Mail verwendet werden, muss der Rechnungsempfänger diesem elektronischen Format zustimmen. Diese Zustimmung bedarf keiner besonderen Form und kann nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums auch konkludent erfolgen. [Quelle 2, 4]
Bei Rechnungsausstellern mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro verlängert sich diese Übergangsregelung grundsätzlich bis Ende 2027. [Quelle 2, 3]
Für eine ordnungsgemäße E-Rechnung ist eine solche Zustimmung dagegen grundsätzlich nicht erforderlich, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen für die verpflichtende E-Rechnung vorliegen. [Quelle 1, 4]
Welche E-Rechnungsformate gibt es?
Das Umsatzsteuergesetz schreibt nicht ein einziges Dateiformat vor. Ein strukturiertes elektronisches Rechnungsformat erfüllt die gesetzlichen Anforderungen insbesondere dann, wenn es der europäischen Normenreihe EN 16931 und den dazugehörigen Syntaxen entspricht. Unter bestimmten Voraussetzungen können Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger auch andere strukturierte Formate vereinbaren. Voraussetzung ist unter anderem, dass die gesetzlich erforderlichen Rechnungsangaben richtig und vollständig in ein mit der europäischen Norm kompatibles Format extrahiert werden können. [Quelle 1, 2]
Zu den in Deutschland besonders verbreiteten Formaten gehören XRechnung und ZUGFeRD. [Quelle 2, 4]
Was ist eine XRechnung?
Die XRechnung ist ein rein strukturiertes elektronisches Rechnungsformat. Die Rechnungsinformationen werden dabei als strukturierte XML-Daten bereitgestellt. Der Standard XRechnung wurde auf Grundlage der europäischen Norm EN 16931 entwickelt und erfüllt nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums die entsprechenden gesetzlichen Anforderungen. [Quelle 4]
Anders als eine klassische PDF-Rechnung besitzt eine XRechnung nicht automatisch eine grafische Rechnungsansicht. Für Menschen kann die XML-Datei jedoch mithilfe einer Visualisierungssoftware beziehungsweise eines sogenannten Viewers lesbar dargestellt werden. Das Bundesfinanzministerium verweist beispielsweise auf den E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung über ELSTER. [Quelle 2]
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD verfolgt einen anderen Ansatz. Es handelt sich um ein hybrides Rechnungsformat, bei dem eine menschenlesbare PDF-Darstellung und strukturierte XML-Rechnungsdaten in derselben Datei kombiniert werden. Damit kann ein Mensch die Rechnung wie ein gewöhnliches PDF betrachten, während eine geeignete Software gleichzeitig die strukturierten Rechnungsinformationen auswerten kann. [Quelle 4]
Das Bundesfinanzministerium nennt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL – ausdrücklich als grundsätzlich geeignetes E-Rechnungsformat. [Quelle 2, 4]
Zum Stand September 2026 ist ZUGFeRD 2.5.2 die aktuelle veröffentlichte Version des Standards. Das entsprechende Infopaket wurde am 4. August 2026 vom Forum elektronische Rechnung Deutschland veröffentlicht. [Quelle 8]
Bei hybriden E-Rechnungen ist außerdem wichtig: Stimmen der strukturierte XML-Datensatz und die visuelle Darstellung nicht überein, sind für die E-Rechnung grundsätzlich die Informationen im strukturierten Teil maßgeblich. [Quelle 2]
PDF, XRechnung und ZUGFeRD im direkten Vergleich
| Format | Strukturiert und maschinenlesbar | Direkt menschenlesbar | E-Rechnung im Sinne des UStG |
|---|---|---|---|
| Einfaches PDF | Nein | Ja | Nein |
| XRechnung | Ja | Nur nach Visualisierung | Ja |
| ZUGFeRD in geeignetem Profil | Ja | Ja | Ja |
Die Einordnung ergibt sich aus der gesetzlichen Definition der E-Rechnung sowie der Verwaltungsauffassung des Bundesfinanzministeriums zu XRechnung und ZUGFeRD. [Quelle 1, 2, 4]
Was ist Peppol – und ist das ebenfalls ein Rechnungsformat?
Peppol wird im Zusammenhang mit E-Rechnungen häufig gemeinsam mit Begriffen wie XRechnung oder ZUGFeRD genannt. Dabei handelt es sich jedoch um etwas anderes.
Peppol ist eine Infrastruktur beziehungsweise ein standardisierter Übertragungsweg für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen unterschiedlichen Teilnehmern und Systemen. Eine XRechnung beschreibt also beispielsweise die Struktur einer Rechnung, während Peppol für deren standardisierte elektronische Übertragung genutzt werden kann. [Quelle 9]
Format und Übertragungsweg sollten deshalb voneinander unterschieden werden.
Wie können E-Rechnungen übertragen werden?
Für B2B-E-Rechnungen schreibt das Umsatzsteuerrecht keinen einzigen technischen Übertragungsweg vor. Nach Angaben des Bundesfinanzministeriums kommen unter anderem der Versand per E-Mail, elektronische Schnittstellen, gemeinsame Speicherorte, Internetportale oder andere elektronische Übertragungswege infrage. [Quelle 2]
Auch Lösungen über Netzwerke wie Peppol können für einen automatisierten Austausch eingesetzt werden. [Quelle 9]
Welcher Übertragungsweg konkret verwendet wird, kann zwischen den beteiligten Unternehmen vereinbart beziehungsweise vertraglich geregelt werden. [Quelle 2]
Welche Angaben müssen in einer E-Rechnung enthalten sein?
Die Einführung der E-Rechnung hebt die bisherigen umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben einer Rechnung nicht auf. § 14 UStG verlangt weiterhin unter anderem Angaben zu Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Art und Umfang der Leistung, Leistungszeitpunkt sowie Entgelt und Umsatzsteuer. [Quelle 1]
Bei einer E-Rechnung müssen die umsatzsteuerlich notwendigen Pflichtangaben grundsätzlich im strukturierten Teil der Rechnung enthalten sein. Ein bloßer Verweis aus dem strukturierten Datensatz auf eine unstrukturierte Anlage reicht nicht aus, wenn dadurch Pflichtangaben nicht elektronisch verarbeitet werden können. Ergänzende Informationen dürfen jedoch unter bestimmten Voraussetzungen in Anhängen enthalten sein. [Quelle 2, 4]
Das ist insbesondere für Unternehmen mit umfangreichen Leistungsbeschreibungen relevant. Das Bundesfinanzministerium beschreibt beispielsweise gesonderte Regelungen für Bauleistungen, bei denen eine detaillierte Aufschlüsselung in einer menschenlesbaren Anlage zulässig sein kann, sofern der strukturierte Rechnungsteil die erforderlichen Angaben enthält und eindeutig auf die Anlage verweist. [Quelle 2]
Müssen E-Rechnungen validiert werden?
Eine technische Validierung ist nach Angaben des Bundesfinanzministeriums keine eigenständige Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung einer Rechnung. Sie kann jedoch helfen, Formatfehler sowie fehlende oder logisch widersprüchliche Angaben zu erkennen. Das BMF empfiehlt deshalb eine Validierung insbesondere bereits bei Erstellung und Versand einer E-Rechnung. [Quelle 2, 4]
Eine Validierung kann damit ein wichtiger Bestandteil eines automatisierten Rechnungsprozesses sein, ist aber nicht mit der gesetzlichen Definition der E-Rechnung gleichzusetzen.
Wie müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Unternehmer müssen ein Doppel ihrer ein- und ausgehenden Rechnungen grundsätzlich acht Jahre aufbewahren. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Bestandteil so erhalten bleiben, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. [Quelle 2, 5]
Für elektronische Unterlagen sind darüber hinaus die jeweils einschlägigen steuerlichen Aufbewahrungs- und Ordnungsvorschriften zu berücksichtigen. Das Bundesfinanzministerium verweist hierbei insbesondere auf die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung elektronischer Unterlagen und zum Datenzugriff – kurz GoBD. [Quelle 2, 5]
Bei einer hybriden E-Rechnung wie ZUGFeRD ist der menschenlesbare PDF-Teil nach den GoBD nicht allein deshalb zusätzlich aufbewahrungspflichtig. Enthält er jedoch steuerlich relevante zusätzliche oder abweichende Informationen, kann auch dessen Aufbewahrung erforderlich sein. [Quelle 5]
Was ist mit Rechnungen an Behörden?
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber – den sogenannten B2G-Bereich – bestehen teilweise eigene Vorschriften, die von den neuen umsatzsteuerlichen B2B-Regelungen unterschieden werden müssen. [Quelle 2, 6]
Für Rechnungen an die Bundesverwaltung gilt bereits seit mehreren Jahren die E-Rechnungsverordnung des Bundes. Danach müssen Rechnungssteller Rechnungen an erfasste Bundesstellen grundsätzlich elektronisch ausstellen und übermitteln. Die Verordnung enthält allerdings eigene Ausnahmen, unter anderem für bestimmte Direktaufträge bis 1.000 Euro. [Quelle 6]
Im B2G-Bereich können außerdem Begriffe wie Leitweg-ID relevant werden. Für gewöhnliche E-Rechnungen zwischen Unternehmen ist eine Leitweg-ID dagegen grundsätzlich nicht erforderlich. [Quelle 2]
Unternehmen, die sowohl Geschäftskunden als auch öffentliche Auftraggeber beliefern, sollten daher unterscheiden, welche Vorschriften für den jeweiligen Rechnungsempfänger gelten.
Und was passiert auf EU-Ebene?
Die Entwicklung der E-Rechnung endet nicht bei den deutschen Regelungen.
Mit dem Reformpaket VAT in the Digital Age (ViDA) hat die Europäische Union 2025 weitere Schritte zur Digitalisierung des europäischen Mehrwertsteuersystems beschlossen. Das Paket wird schrittweise bis 2035 umgesetzt. [Quelle 7]
Für grenzüberschreitende B2B-Transaktionen innerhalb der EU sollen ab dem 1. Juli 2030 neue digitale Meldepflichten auf Grundlage elektronischer Rechnungen greifen. Elektronische Rechnungen werden dabei zum zentralen Bestandteil des europäischen digitalen Meldeverfahrens. [Quelle 7]
Mitgliedstaaten, die nationale transaktionsbezogene Echtzeit-Meldesysteme betreiben, sollen diese bis zum 1. Januar 2035 mit dem europäischen System und dessen Standards in Einklang bringen. [Quelle 7]
Damit ist die Einführung der E-Rechnung in Deutschland Teil einer umfassenderen europäischen Entwicklung hin zu stärker strukturierten und digital verarbeitbaren Rechnungs- und Steuerdaten.
Was sollten Unternehmen jetzt prüfen?
Unabhängig davon, wann ein Unternehmen selbst verpflichtend E-Rechnungen ausstellen muss, besteht die Empfangspflicht bereits seit dem 1. Januar 2025. Gleichzeitig rücken die nächsten Stufen der Ausstellungspflicht näher. [Quelle 2, 3]
Für die praktische Vorbereitung lohnt es sich deshalb, nicht ausschließlich auf das Dateiformat zu schauen. Entscheidend ist auch, wie Rechnungen im Unternehmen empfangen, erstellt, geprüft, weiterverarbeitet und archiviert werden und welche Systeme an diesen Abläufen beteiligt sind.
Gerade strukturierte Rechnungsdaten schaffen die technische Möglichkeit, einzelne Arbeitsschritte stärker zu automatisieren. Das Bundesfinanzministerium nennt unter anderem die Vermeidung erneuter Datenerfassung und die Reduzierung dadurch entstehender Fehler als Ziele der Umstellung. [Quelle 2]
Die E-Rechnung ist damit nicht nur ein neuer Rechnungsstandard. Für viele Unternehmen kann ihre Einführung gleichzeitig ein Anlass sein, bestehende Rechnungsprozesse zu überprüfen und auf die kommenden gesetzlichen Anforderungen vorzubereiten.
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Quellen & weiterführende Informationen
Die Angaben in diesem Beitrag basieren auf den zum Zeitpunkt der Veröffentlichung verfügbaren gesetzlichen Regelungen und offiziellen Informationen. Stand: September 2026.
[1] Umsatzsteuergesetz (UStG), § 14 – Ausstellung von Rechnungen
Gesetzliche Grundlage unter anderem für die Definition der E-Rechnung, Rechnungsangaben und zulässige elektronische Rechnungsformate.
[2] Bundesministerium der Finanzen – Fragen und Antworten zur E-Rechnung
Aktuelle Hinweise des Bundesfinanzministeriums unter anderem zu Anwendungsbereich, Empfangspflicht, Übergangsregelungen, Formaten, Übertragung, Ausnahmen und Aufbewahrung.
[3] Umsatzsteuergesetz (UStG), § 27 – Allgemeine Übergangsvorschriften
Insbesondere § 27 Abs. 38 UStG mit den Übergangsregelungen für die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung.
[4] Bundesministerium der Finanzen – Einführung der obligatorischen E-Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern
BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 mit weiterführenden Erläuterungen zur umsatzsteuerlichen Behandlung der E-Rechnung.
[5] Umsatzsteuergesetz (UStG), § 14b – Aufbewahrung von Rechnungen
Gesetzliche Regelungen zur Aufbewahrungsdauer von Rechnungen.
Bundesministerium der Finanzen – Änderung der GoBD im Zusammenhang mit der E-Rechnung
Weiterführende Anforderungen an die ordnungsmäßige Aufbewahrung elektronischer Unterlagen.
[6] E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV)
Rechtliche Grundlagen für elektronische Rechnungen an erfasste öffentliche Auftraggeber des Bundes.
[7] Europäische Kommission – VAT in the Digital Age (ViDA)
Informationen zur europäischen Weiterentwicklung des Mehrwertsteuersystems und zu digitalen Melde- und E-Rechnungsanforderungen.
[8] Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) – ZUGFeRD
Offizielle Informationen und Spezifikationen zum hybriden Rechnungsformat ZUGFeRD.
[9] E-Rechnung in der Bundesverwaltung – Peppol
Offizielle Informationen zur Nutzung von Peppol als Übertragungskanal für elektronische Rechnungen.
